Wir haben schon mehrfach darauf hingewiesen, wie schnell Daten verloren gehen können oder nicht mehr zur Verfügung stehen. Sichere Dich rechtzeitig ab und erstelle Deine Backups regelmäßig.

10.1 Sicherheit durch Tun – Backups jetzt und regelmäßig!

Die Gefahr eines Datenverlustes ist allgegenwärtig, sei es durch einen Hardware-Defekt, durch Schädlinge, umfallende Kaffee-Tassen oder unbedachtes Löschen der falschen Daten. Die Liste lässt sich beliebig erweitern. Selbst durch einen Autounfall können Festplatten irreparabel geschädigt sein.

Datenschutz: Wenn Du die Daten beruflich nutzt und aufgrund einer Störung – gleich welcher Art – nicht auf Deine Daten zurückgreifen kannst, dann haben wir hier eine meldepflichtige Datenpanne! Denn eine rasche Wiederherstellbarkeit ist auf jeden Fall gefordert. Ansonsten verstößt Du gegen die DS-GVO, konkret gegen Artikel 32, Abs. 1 lit c. Ein Bußgeld wird nicht exorbitant sein, aber selbst ein paar hundert oder tausend Euro schmerzen.

Nur wenn Du es wirklich und jetzt tust, gilt es! Dann kannst Du tatsächlich im Notfall auf neuer Hardware Deine Daten wiederherstellen.

10.2 Jede Sicherung ist besser als keine

Vor allem in stressigen Zeiten steht das Sichern ganz hinten an. Doch gerade dann fällt die Hardware aus, kommt ein Verschlüsselungstrojaner vorbei oder das Cloud-System ist nicht verfügbar oder … Wenn dann keine Sicherung verfügbar ist, bricht dann das Chaos aus? Besser wäre, dass Du Deine wichtigsten Daten regelmäßig selbst sicherst, notfalls über den Windows-Explorer auf eine externe Festplatte oder über das Senden an. Das geht schnell, und Du bist auf der sicheren Seite.

Ebenfalls sinnvoll, wenn auch nicht ganz so entscheidend ist die Sicherung Deines Systems. Das geht dann nur noch mittels weiterer Software wie Acronis und Co. Diese Software ist kostenpflichtig. Aufgrund der einfachen Handhabung ist das wirklich empfehlenswert. Selbstverständlich können diese Backup-Dateien zeitgesteuert und verschlüsselt abgelegt werden.

Manchmal reicht ja auch die inkrementelle (Teil-)Datensicherung, es muss nicht immer alles komplett gesichert werden. Bei der inkrementellen Datensicherung sicherst Du nur die Daten, die seit der letzten Datensicherung neu dazugekommen sind oder die sich verändert haben. Das spart Speicherplatz und Zeit, da meist erheblich weniger Daten gesichert werden müssen, als bei einer vollständigen Datensicherung.

Die Backup-Strategie richtet sich immer nach der Wichtigkeit und Notwendigkeit der Daten, und welche Gefahren bei einem Verlust entstehen. Je nachdem sollte stündlich, täglich, wöchentlich oder in längeren Abständen gesichert werden.

10.3 Backup-Strategie

Die 3-2-1-Regel besagt folgendes: Drei Kopien auf zwei Datenträgern, davon einer außer Haus, z. B. am Arbeitsplatz, bei Freunden oder bei Verwandten. Beispielsweise befindet sich ein Backup auf einer externen Festplatte und zwei weitere auf USB-Sticks. Die Sticks und Festplatten, die Du dafür einsetzt, sollten entweder selbst verschlüsselt sein oder die darauf befindlichen Archive sollten nur über einen starken Schlüssel erreichbar sein.

10.4 Kontrolle ist mindestens einmal im Jahr notwendig

Nichts ist ärgerlicher, als im Ernstfall mit leeren Händen dazustehen und keine Daten mehr zu haben. Deshalb solltest Du regelmäßig – mindestens einmal im Jahr – nachprüfen, ob eine Rücksicherung der Daten möglich ist. Der Aufwand dafür sollte sich in Grenzen halten und Du kannst, wenn alles erfolgreich kontrolliert ist, ruhig schlafen.

10.5 Wo liegen Deine Daten?

Häufig liegen Daten wie Familienfotos, Steuererklärungen oder die Dokumente der letzten Strategiesitzung an unterschiedlichsten Orten. Diese geraten manchmal auch in Vergessenheit, so wird die Dropbox doch nicht mehr benutzt oder das Google-Konto ist nicht mehr erreichbar. Empfehlenswert ist eine Liste der Datenspeicherorte, die Du regelmäßig aktualisierst. Beim Umziehen auf einem neuen Rechner beispielsweise wird oft schlicht vergessen, die „alten“ Daten zu löschen. Was sich so lapidar anhört, kann eine handfeste Datenpanne zur Folge haben. Deshalb ist das Löschen immer wieder wirklich richtig und wichtig.

Leider ist das normale Löschen kaum ausreichend dafür. Für das richtige Löschen gibt es separate Tools, wie z. B. Eraser. Das BSI hat dazu weitere Empfehlungen herausgegeben https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/Empfehlungen/RichtigLoeschen/richtigloeschen_node.html

10.6 Synchronisierung – Was ist das?

Ein Ort für alle Daten – ob Dropbox, SharePoint, Google Drive oder iCloud – allen Cloud-Diensten gemeinsam ist das zentrale Speichern von Dateien, um sie auf jedem verbundenen Gerät zu nutzen. Die Server, auf denen Deine Daten liegen, befinden sich an vielen unterschiedlichen Orten. Dein digitales Ich ist sozusagen auf der ganzen Welt verteilt.